5 coisas para você fazer antes de agendar - ou aceitar - uma reunião
- há 2 dias
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Cuidado: as reuniões podem estar matando a sua produtividade. Nem sempre deliberações conjuntas são a melhor maneira de fazer o trabalho fluir. Entenda por quê
Depois de um dia daqueles no escritório, é comum chegar ao final do expediente e notar que tudo o que você fez foi entrar e sair de reuniões, e, ao fechar o notebook, ter a clara sensação de que o que precisava ser entregue permanecem na to-do list. Não, você não é uma exceção, porque isso costuma acontecer com mais frequência do que se imagina. Segundo um levantamento feito pela Atlassian, empresa australiana de software, 72% das reuniões não são efetivas. A pesquisa, que envolveu 5 mil profissionais de vários países, também mostrou que para 78% deles o excesso de reuniões impede que as pessoas façam o seu trabalho.
Quando as coisas chegam a esse ponto, é sinal de que é preciso avaliar a necessidade desses encontros. Reuniões não devem ser encaradas como interrupções da rotina, mas como ferramentas de decisão. Assim, aquelas que não geram alinhamento nem agilizam a execução de um projeto são dispensáveis. Para não lotar a agenda sem necessidade, veja aqui cinco coisas que você deve considerar sempre que pensar em resolver algum assunto coletivamente:
Minuto de reflexão - Por quê? Para quê? Quem? É importante entender o motivo da reunião, o que se espera dela e as pessoas que devem estar presentes para resolver a questão. "Também é recomendável estimar quanto tempo o encontro vai durar, e os minutos que serão dedicados para cada tópico", diz Carlos Cardoso, sócio-diretor da Axxions, em São Paulo.
Pode ser por email? - Cardoso recorda do que aconteceu com um de seus clientes - no caso, a CEO de uma empresa, que estava com a agenda lotada de reuniões, mas não via avanços nos projetos.
“Auditamos o último mês de reuniões dessa cliente e vimos que apenas quatro produziram algum resultado. As outras eram atualizações de status que poderiam ter sido feitas por email." Carlos Cardoso, Axxions
Quanto menos gente, melhor - Ter muitas pessoas na reunião não garante decisões melhores, só deixa discussão mais arrastada. Chame quem decide e, depois, envie a ata para deixar o restante da equipe ciente do que foi conversado. Essa ata também deve incluir os próximos passos, indicando quem ficou encarregado de resolver as coisas, e em que prazo;
Dê um tempo - Emendar uma reunião na outra não é produtivo para ninguém. É preciso reservar um espaço na agenda para focar em outras coisas do seu trabalho;
Ajuste a periodicidade - A necessidade de fazer reuniões em intervalos regulares pode ter sentido no início de um projeto. Com o tempo, é preciso avaliar se a estratégia continua valendo.
